Format des données

Les données structurées sont stockées dans des fichiers contenant des caractères. Ces fichiers peuvent être utilisés par plusieurs logiciels (interopérabilité), à condition que les données y soient mises dans un le bon format.

Nous allons voir ici l’un de ces formats: Le csv, ou comma separated values.

Voici un exemple de données en format csv. Il s’agit d’informations sur les vendeurs de fruits d’une compagnie, sur le territoire français.

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Région;Commercial;Produit;Unités;;
Est;Maurice;Pommes;6380;;
Ouest;Alain;Raisins;5619;;
Nord;Ariane;Poires;4565;;
Sud;Marie;Bananes;5323;;
Est;Claude;Pommes;4394;;
Ouest;Noël;Raisins;7195;;
Nord;Jérôme;Poires;5231;;
Sud;Sébastien;Bananes;2427;;
Est;Maurice;Bananes;4213;;
Ouest;Alain;Poires;3239;;
Nord;Ariane;Raisins;6420;;
Sud;Marie;Pommes;1310;;
Est;Claude;Bananes;6274;;
Ouest;Noël;Poires;4894;;
Nord;Jérome;Raisins;7580;;

Copiez ces données et collez les dans un fichier à l’aide de Notepad (du menu Programmes > accessoires de l’ordinateur).

Sauvegardez le fichier dans vos documents en écrivant entre guillemets le nom du fichier "fruits.csv" Les guillemets vous permettent de choisir l’extension du fichier et de remplacer celle par defaut choisie par le bloc note (.txt).

Question a: A partir de vos connaissances, ou bien après une petite recherche sur le net, que contient un fichier .txt? Les données y-sont-elles mises dans un format special (structuré)?

Question b: Même question, mais cette fois pour les fichiers .csv. Précisez, pour les données de votre fichier fuits.csv, si les données sont séparées, et si oui, quel est le caractère séparateur?

Présenter les données à l’aide d’un tableur

Démarrer le logiciel Excel (un tableur de la suite bureautique microsoft).

Choisir le bandeau Données. Chercher ensuite le bouton importer un fichier texte ou csv. Ouvir le fichier fruits.csv.

A l’ouverture, il vous sera demandé de préciser l’encodage et les caractères de séparation des données.

Choisir l’encodage des données, en utf-8. Cela permetra d’afficher aussi les caractères accentués:

Le paramètre semicolon (point virgule) précise le caractère séparateur.

Dans une version plus ancienne du logiciel Excel, la boite de dialogue peut différer:

Le logiciel Excel sert à PRESENTER les données. C’est à dire à reconstruire le tableau. Le visuel peut être important pour lire les informations contenues.

Vous devriez obtenir un tableau (lignes, colonnes, cellules, texte, couleurs) comme celui présenté ci-dessous:

Question c: Comment le logiciel a-t-il analysé le contenu du fichier pour obtenir cet affichage, en lignes et en colonnes?

Maintenant que la présentation est satisfaisante:

ajoutez l’information suivante, en renseigant certaines valeurs dans le tableau:

le commercial Sébastien a vendu 9814 Pommes dans la région Sud

Question d: Quelles sont les réferences (coordonnées) des cases dans laquelle vous avez renseigné Sébastien, Pommes, région Sud, 9814? Comment avez-vous choisi ces différentes colonnes?

Rechercher et Filtrer

Rechercher

Souvent, les tables contiennent de très nombreuses lignes, et ne peuvent pas toutes être présentées à l’écran. Il faut alors utiliser la fonction de recherche (bouton LOUPE à droite).

Utiliser le bouton pour rechercher le nom Alain. Cliquer sur Suivant.

Question e: Quelles sont les réferences des cases qui sont sélectionnés lorsque l’on clique plusieurs fois sur Suivant?

Filtrer par critère simple

Le fichier, lorsqu’il est importé depuis le bandeau Données, s’ouvre dans un classeur avec filtres.

Si la feuille de calcul ne présente pas de filtres en tête de colonnes:

• Commencer par selectionner toutes les colonnes A, B, C, D, E dans laquelles se trouvent les données du tableau.

• Dans le bandeau Données, choisir Filtrer (entonoir).

Il apparait alors des listes de choix au dessus des descripteurs du tableau. Pour filtrer selon l’un des descripteurs, cliquer sur l’une de ces listes de choix:

• Sur le filtre appliqué à la première colonne (étiquette: Région), choisir Est.

Filtrer selon un 2e critère

• Sur le filtre appliqué à la troisième colonne (étiquette: Produits), choisir Pommes.

Vous devriez obtenir un tableau ressemblant à celui-ci, mais avec plus de lignes:

Question f: Combien de lignes sont affichées dans ce tableau filtré? Qu’ont-elles en commun?

Les fonctions de calcul

Somme de toutes les valeurs de la colonne Unités

Pour revenir au tableau initial, rappuyer sur Filtre dans le bandeau d’Excel.

Cela retire tous les filtres.

Format numérique

Commencer par définir une plage de valeurs numériques. Lors de l’import des données, le format des cellules est souvent incompatible avec les fonctions de calcul.

Sélectionner toutes les valeurs numériques du tableau.

Dans le bandeau Données, choisir: Convertir. Et faire suivant, plusieurs fois, sans changer les options proposées. Les cellules sont maintenant en format NOMBRE.

Fonction somme

Vous allez maintenant programmer une fonction de calcul sur le tableau: La fonction SOMME.

Voici un lien vers le tuto de microsoft office.

• cliquer dans la cellule juste sous la dernière valeur de la colonne Unités.

• Ecrire debut de la formule: = SOMME(
• puis faire une sélection étendue de toutes les valeurs de la colonne.
• Valider avec la touche Entrer

Question g: Quel est le resultat du calcul?

Question h: Cliquer dans la case. Recopier la formule du calcul généré par le logiciel.

Somme conditionnelle: SOMME.SI

La fonction SOMME.SI permet de sélectionner certaines cellules d’une selection étendue.

On va s’aider du concepteur de formule: Cliquer dans la cellule dans laquelle vous souhaitez rentrer la formule, sous le tableau, puis:

• écrire = SOMME.SI(

• cliquer sur le bouton fx de la barre de saisie.
• Aidez vous des champs suivants pour remplir les plages pour cette formule: * Plage: faire une selection étendue des valeurs de la colonne Produits * Critères: écrire “Pommes”, ou bien cliquer sur le mot “Pommes” dans l’une des cellules du tableau (la C24 dans cet exemple. * Somme_plage: selectionner toutes les valeurs numériques de la colonne Unités:

Question i: Quel est le résultat? Recopier aussi la formule qui a été générée.

Conclusion

Un logiciel tableur (Excel, Calc, Number) permet de présenter les données à l’utilisateur en tableau, mais apporte aussi des fonctions de traitement. Ce sont les mêmes fonctions que l’on peut programmer avec un langage de traitement sur une Base de Données (SQL).

Question j: Quelles sont les fonctions de traitementque vous avez utilisées lors de ce TP? Donner leur nom.

Document

Fiche reponse à télecharger / remplir